Tin hoạt động

Những nét nổi bật trong công tác văn thư, lưu trữ tại tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu.

Công tác văn thư, lưu trữ có tầm quan trọng nên UBND tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện góp phần nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) các cơ quan, đơn vị về công tác văn thư, lưu trữ. Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ được chú trọng; trình độ CCVC làm công tác văn thư, lưu trữ ngày càng nâng lên, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Về cơ bản các cơ quan, tổ chức đã bố trí một đến hai người đảm nhiệm công tác văn thư; một số cơ quan, đơn vị đã bố trí lưu trữ chuyên trách.

Công tác kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ được đẩy mạnh, thường xuyên hơn, tạo bước chuyển biến tích cực trong nhận thức của lãnh đạo cơ quan, đơn vị trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.  Sau kết thúc mỗi đợt kiểm tra, UBND tỉnh đều có văn bản chỉ đạo các cơ quan, đơn vị khắc phục ngay những tồn tại, hạn chế và thực hiện các giải pháp để nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác văn thư.

 Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đã được các cơ quan, đơn vị quan tâm thực hiện hơn trước, một số cơ quan, đơn vị đã ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan và triển khai công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo Danh mục đã ban hành.

Đối với cấp huyện, hiện nay một số huyện đã bố trí được kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ như: UBND huyện Long Điền, UBND huyện Châu Đức, UBND huyện Đất Đỏ, trong đó UBND huyện Đất Đỏ đã xây dựng được kho lưu trữ quy mô, đúng kỹ thuật và bố trí được nhân sự chuyên trách làm việc tại kho. Tại cấp xã, một số xã đã xây dựng được kho lưu trữ riêng như xã Bình Ba, thị trấn Phước Hải, xã Long Sơn… tuy nhiên vẫn còn nhiều xã chưa bố trí được kho lưu trữ do đó rất khó khăn trong việc thu thập, bảo quản, sử dụng tài liệu.

 Việc ứng dụng công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ ngày càng đẩy mạnh. Các cơ quan, đơn vị đã quan tâm đến việc đầu tư trang thiết bị cho công tác văn thư, lưu trữ và đã triển khai thực hiện phần mềm Văn phòng điện tử - eOffice và đều đã cập nhật, luân chuyển xử lý và lưu trữ văn bản đến, đi trên hệ thống theo đúng quy trình. Từ đó đã giúp cho các cơ quan, đơn vị tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Từng bước chuyển đổi phương thức làm việc của CBCCVC từ việc thực hiện thủ công dựa trên giấy tờ sang phương thức làm việc mới dựa trên môi trường điện tử.

Nhìn chung, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ của tỉnh đã đạt được một số kết quả nhất định tạo được một bước chuyển biến lớn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại rất nhiều khó khăn và bất cập trong công tác quản lý về văn thư, lưu trữ như: chế độ phụ cấp độc hại cho người kiêm nhiệm lưu trữ chưa rõ ràng dẫn đến khó thực hiện trên thực tế; hệ thống kho tàng, trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ tại đa số cơ quan, đơn vị còn thiếu và chưa đúng quy chuẩn; công tác lập hồ sơ công việc chưa được CCVC quan tâm thực hiện dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống ngày càng nhiều.

Để khắc phục những khó khăn nói trên và từng bước đổi mới công tác văn thư, lưu trữ đưa công tác này ngày càng bắt kịp với thời đại, phục vụ tốt cho hoạt động của cơ quan, tổ chức cần có một số giải pháp cụ thể sau:

1. Ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, trong đó tập trung vào quản lý văn thư điện tử; quy định các chế tài gắn với trách nhiệm thực hiện quy định về công tác văn thư, trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của CBCCVC; ban hành văn bản quy định về chế độ chính sách đối với CCVC làm công tác văn thư; hướng dẫn cụ thể về chế độ phụ cấp đối với công chức, viên chức kiêm nhiệm chức danh lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị theo quy định.

2. Từng bước nâng cao chất lượng, vai trò, vị trí và nhận thức của CBCCVC về tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ; thường xuyên kiểm tra việc thi hành pháp luật, hướng dẫn nghiệp vụ; tổ chức tổng kết thi đua, khen thưởng trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;  tăng cường kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị nhất là kiểm tra tại các xã, phường, thị trấn thuộc huyện, thành phố; phối hợp với các sở, ngành liên quan đẩy mạnh nghiên cứu và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ.

3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chủ động, thường xuyên tuyên truyền để nâng cao nhận thức, trách nhiệm của CCVC trong thực hiện công tác này; chỉ đạo thực hiện tốt việc soạn thảo văn bản; lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tiếp tục kiện toàn tổ chức, sắp xếp, bố trí nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ đạt tiêu chuẩn theo quy định để đáp ứng được yêu cầu công việc trong giai đoạn mới; áp dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ một cách đồng bộ, xử lý dứt điểm tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống; bố trí nguồn kinh phí phù hợp dành cho hoạt động văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị; bố trí kho lưu trữ tài liệu bảo đảm điều kiện theo quy định; chú trọng đầu tư kinh phí cho việc mua sắm trang thiết bị; thường xuyên tiến hành tự kiểm tra việc thực hiện tại cơ quan, đơn vị mình; kịp thời khắc phục những hạn chế; có hình thức xử lý nghiêm túc đối với tập thể, cá nhân không thực hiện hoặc thực hiện không tốt.

             Phan Thị Phương - Phó phòng HCTH Chi cục Văn thư Lưu trữ.